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ビジネスにも通じる!教授へメールを送る前に、確認すべきポイント

      2017/07/14

ビジネスにも通じる!教授へメールを送る前に、確認すべきポイント

大学生になると教授へ相談や質問を行う場面が出てきます。

その場合に送る教授へのメールの書き方をいま一度確認をしましょう。

教授にとって読みやすいメールを送ることで印象が変わりますよ。

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教授にメールを送る際には「件名」を確認しよう

教授へメールを送る時に確認すべきこと

「件名」

メールを送る際に忘れてしまいがちなのが「件名」です。

ここは忘れずに必ず記入をしなければいけない理由があります。

教授は毎日膨大な数のメールを受け取っているため、件名を記入しておかないとスパムメールと誤解をさせたり開封を後回しにされてしまいます。

一目でわかる件名を記入しておくことで教授の手を煩わすことはなく、さらに名前も記入しておくと安心して読んでもらえます。

件名の記入例はこのような感じで書きましょう。

「○○の授業について(○○学部〇年氏名)」

「【質問】明日のゼミについて」

件名に「はじめまして」「お願い」とだけ書いて送るのはやめましょう。

件名にはメールの内容が何か簡潔に記入し、長文にならないように注意をします。

教授とのやり取りを円滑に行う工夫をしましょう。

教授へ送信する前に!にメールの書き方を確認しよう

大学の教授へメールを送る場合、わかりやすい件名を書くことだけではなく読みやすくかつ簡潔に書くことが大切です。

メールの書き方を覚えておくと将来ビジネスシーンでも使えます。

件名から締めの文までの流れをしっかり掴んでおきましょう。

・メールの書き方

————————————-

件名:○○について(○○学部〇年氏名)

————————————-

宛名:○○先生

挨拶:お世話になっております。○○学部〇年○○と申します等。

内容:○○についてメールさせて頂きます。

締めの文:よろしくお願いいたします等。

署名:○○大学 ○○学部○○学科 学籍番号○○○○
氏名○○○○
Eメール○○○○@○○
携帯番号090-000-0000

————————————–

添付:添付ファイルなど

このような流れで書いて送信を行います。

挨拶や署名などを忘れずに記入しましょう。

メールを送る前に!教授に対して失礼に当たらないか次の確認を行う

・メールで指図をしてはいけない

教授にメールを送る場合は次の点に注意してください。

メールの最後に「返信をお待ちしております」「できれば〇日までに返信が頂ければありがたいです」と返信を急かすひと言を書いてはいけません。

そもそも目上の人に対して失礼に当たるのでやめましょう。

また「返信はしなくて結構です」とわざわざ添えることも不要です。

返信するかどうかは教授が決めることなので余計なひと言を書き添えるのは控えてください。

指図を思わせるようなことを書くと相手に悪印象を与えてしまいます。

・「~してください」はNG

メールでお願いごとを記入する場合に「~してください」と書いてしまうと教授に命令をすることになります。

正しくは「~していただけないでしょうか」「~していただけたら有難いです」などを使いましょう。

できるだけお願いするようなひと言を使うのは避けましょう。

・何が言いたいのか簡潔に伝える

教授に対して何が言いたいのかをまとめて伝えましょう。

1~2行だけの短文でも全く伝わらず、長過ぎても時間を取らせてしまいます。

何が言いたいのかわからずに教授から質問を受けてしまうようでは時間を取らせてしまうことになります。

質問がある場合は、今の時点でどこまで情報を得ているのか、何がわからないのかをハッキリと書きましょう。

また「お暇がありましたら」「暇な時間に」という表現は使ってはいけません。

教授は暇な時間などありません。

この場合は「ご都合の良い時間」と書き直しましょう。

・お礼のメールを送る

質問や要望に対して教授から返信をもらい解決をした場合はお礼のメールを送りましょう。

用が済んだからとそこでメールを途絶えさせてしまうのは失礼に当たります。

教授が大切な時間を使ってもらったことに対してのお礼や、無事にメールを受け取ったことへの意味も添えてお礼のメールを送るべきです。

教授とアポを取るためのメールの書き方

・教授とのアポの取り方

質問や相談をしたい場合は事前に教授へメールでその旨を書いて伝えておきましょう。

突然研究室を訪問することは避けてください。

まずはメールでアポを取ってから時間を作ってもらうことが大切です。

この場合に送るメールの内容は「〇日の〇時頃にお伺いしてもいいでしょうか?」と自分の都合から伝えるのではなく、まずは教授の都合のよい時間を聞いてください。

アポを取るためのメールの件名はこのように記入をしておくと分かりやすいです。

————————————-

件名:○○のお伺い

————————————-

宛名:◯◯先生

挨拶:突然のご連絡を失礼いたします。
◯年◯番の◯◯と申します。

◯◯についてお伺いしたいことがあり、ご連絡を差し上げております。

内容:お伺いしたい内容について。

締めの文:お忙しいところ申し訳ありませんが、ご検討よろしくお願い致します。

○○学部◯年◯番学生番号○○○○
氏名◯◯○○
アドレス

このような文章で送信を行います。

大学によっては研究室への訪問が可能な日を設けていることもあるので、自分のスケジュールと照らし合わせておきましょう。

メールはPCから送信する

大学の教授へメールを送る場合に確認すべきポイントをご紹介してきました。

メールを送る場合は基本的にPCから送付を行いましょう。

携帯やスマホから送信してしまうとアドレスによっては迷惑メール扱いとなることがあります。

また添付ファイルがある場合はPCの方が利便性が高いです。

教授が読みやすく失礼に当たらない文章であるかを確認してから送信を行いましょう。

 - PC, ライフハック, 勉強, 学校生活

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