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pta役員決めの「文書作成方法」とつらい役員の立場について、悩んだ時の対処法はこれだ!

      2017/09/28

pta役員決めの「文書作成方法」とつらい役員の立場について、悩んだ時の対処法はこれだ!

小学校のpta役員になった人が頭を悩ませることと言えばこれではないでしょうか。

「役員決め」についてや、色々な文書を作成することです。

今回は役員選出集会の文書の作成方法を詳しくご紹介します。

また、pta役員選出でよくあるトラブルと役員の立場についても考えてみましょう。

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pta役員決めに配る文書の作り方とは?

お子さまをお持ちの方でpta役員に選出され、みんなをまとめるような本部役員になった場合でのお話しです。

pta役員を1年間任せられ、さまざまな場面で保護者に配る文書を作成しなくてはなりません。

経験がない人はとくに頭を悩ませる問題となり、どのような内容で作るべきなのかが分からないと思います。

少々面倒に思うのが「pta役員選出集会の招集の案内書」ではないでしょうか。

次年度のpta役員を決める重要な会であり、保護者にとっても大切な機会ですね。

この場合、出席できないときに利用する「委任状」も添付しなくてはいけません。

このようなptaの仕事で使える文書についてまとめてみます。

pta役員決めなどの文書作成での注意点

まずは、pta役員から保護者へ配る文書で気をつけるべき点をご紹介します。

こういった文書作成の経験がない方は硬い文章に慣れるまでは難しく感じてしまうかも知れません。

ですが、1度やってしまえば流れを掴むことができると思いますのでぜひ参考にしましょう

「文書作成で気をつけるべきポイント」

・読みやすく簡潔にまとめる

基本的な文章の書き方はと言うと「5W・2H」というものがあります。

これは「何を・いつまで・どこで・誰と・なぜ」「どのように・いくらで」を心がけるとまとまった文章になりますよ。

ただ、文書については用件がしっかりと伝わればOKです。

季節によるあいさつ文などもあまり考えなくても大丈夫です。

内容がしっかりと伝わる文章になればよいとおもいます。

・文書は1枚にまとめる

委任状を添付する場合は「切り取り線」を利用して半分または1/3程度の部分を使うといいでしょう。

2枚以上にならないように工夫をしましょう。

申し込み用紙を添付する場合なら、参加者の名前を児童の名前にするのか保護者も一緒に書くのか、その場面に合わせて添付しましょう。

・添削をしてもらう

書き終えたら経験のある方に1度見てもらうとよいのでは。

相談する相手が見つからない場合は担任の先生に確認をしてもらうのもおすすめです。

pta役員決めと委任状を添える文書の書き方

文書を書くポイントを踏まえて、実際に書く文書の例を挙げてみます。

学級懇談会後に役員選出を行う場合での文書です。

上から書く順番に進みますのでぜひ参考にしてみましょう。

・学級懇談会のご案内

(右上)文書を配る日付「〇年〇月〇日」
(左)「○年生保護者 各位」
(右)「〇小学校pta ○年学級委員長〇〇副委員長○○」
(真ん中)「学級懇談会のご案内」
〇(ひとマス空けて)季節の挨拶を添える。
〇お知らせ内容を書く「〇月〇日に行われる学級懇談会におきまして~ご参加くださいますようお願い申し上げます。」
(真ん中)記
以下、日時・場所・内容(議題)などを簡潔に書く。

切り取り線を書く場合には「—-切り取り—-」などと書く。

委任状を書く場合の例。

(真ん中)「委任状」
以下、「私は、平成○○年度学級pta役員選出に関する一切の権限を( )に委任します。」
などと書きます。

その下に日付と保護者氏名、印鑑を押す「印」を添えておく。

役員決めに欠席する人へのひと言でスムーズに!

実際に役員決めが行われるとさまざまな人間模様が見られます。

誰もができるならやりたくないと考えるのがpta役員のつらいところ。

ただ、1度はやらなければならないという風習ともなっているので、本部役員になったり「〇委員長」になった立場の人も何とか次年度の役員を決めなくてはならないんですよね。

役員決めの会を欠席する人が続出すると予想する場合にはこの文章を添えておくと何かあったときに利用できます。

欠席届に「決まらない場合には引き受けてもよい」と添えておくことです。

ちょっとした脅しのようにもなってしまいますが、どうしても事情があって役員ができない人は備考欄にひと言添えるはずです。

白紙で欠席やお断りをする人については、決まらない場合には候補者として挙げてしまうという方法もあります。

このようにひと言添えてしまうことで、何とか次年度の役員を無理矢理でも決めることができるでしょう。

あまり望ましくない方法かも知れませんが、決まらない場合は役員自ら誰かに電話を掛けてお願いをしなくてはなりません。

そちらの方がお互い気まずくなってしまうので、できるだけ役員決めの会で終えるようにしましょう。

ptaをやりたくないのはみんな同じ

保護者にとってpta役員はできる限りやりたくないものであり、どうしてもやらなきゃならないのなら楽なものを選びたいと誰もがそう思っていますよね。

でも、役員を選出する立場の人もそれは重々よくわかっています。

次年度の役員をお願いして回ることは精神的に追い詰められる作業となり、お互いが気まずい思いをしてしまいます。

中には自宅へ訪問をしてお願いするケースもあるようですが、できる限りそうなる前に決まってほしいものですね。

さらに、高学年になると卒業に関するイベントが多いため敬遠されてしまいます。

学年が上がるにつれて保護者同士のグループも出来上がり、ある意味余計な知識を持ってしまう人もいます。

pta役員への意見やそれぞれの事情もあるかと思いますが、子供が楽しく学校生活を送るお手伝いをする気持ちも大切でしょう。

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