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卒業証明書を提出するときの「添え状」の書き方

      2017/09/28

就職活動をする際に付いて回るものが「添え状」というものです。

就職が決まった企業へ卒業証明書の送付をする場合にはこの添え状を書いて送るのが社会人としてのマナーです。

ですがその書き方がよく分からない!という方へ、失礼のない書き方例文をご紹介します。

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卒業証明書を提出するときは添え状を書くべき?

就職が決まり採用手続きのときに企業側から卒業証明書の提出を要求されることがあります。

公務員の場合でも提出することになるため必ず用意をしておかなければなりません。

この卒業証明書を送付するときにはひと言を書いた添え状を同封するべきなのかどうかという点でみなさん迷うようです。

ただ卒業証明書だけを送るよりも添え状は書くべきでしょう。

ただどんな内容を書いたらいいのかわからないですよね。

相手に失礼のないような添え状の内容について、例文と一緒にご紹介をしていきます。

これから必要になりそうな方はぜひ覚えておきましょう。

書き方例文!卒業証明書を提出する際の添え状

卒業証明書を送付する際には添え状を書いて同封することが社会人としてのたしなみです。

添え状に何を書いたら分からずにただ「よろしくお願いいたします。」などのひと言だけ書けばいいというものでもありません。

ビジネスとしても社会人としてもここは常識的な挨拶を添えることが大切です。

これからも使えるビジネス文書の書き方をぜひお覚えておきましょう。

では添え状の書き方をポイントに絞ってご紹介します。

・横書きに書く

・あて名は左上、日付は右上

・文章の始まりと終わりに「頭語」「結語」

手紙とは違い横書きに書くのが一般的です。

例文と一緒に解説をしていきます。

「〇年〇月〇日」と日付を右端に書く。

「○○株式会社
○○部
○○○○様」と会社名と担当者の名前を左端に書く。

「自分の名前
住所や電話番号」を右端に書く。

頭語の「拝啓」か「証明書送付につきまして」を中央に書く。

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」または「貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

このようなひと言をまずは書きましょう。

以下はこのような文章を書きます。

「先日連絡頂きました件につきまして、以下証明書をお送り致しますのでご確認の程宜しくお願い致します。」

そして結語の「敬具」を右端に書きます。

さらに同封した書類についての説明を以下に書きます。

「記」から中央に揃えて、以下も同様に記入する。

「・卒業証明書・・・1通

以上」

このように添え状を書いて卒業証明書に同封をします。

このような書き方は履歴書を送付する時にも同様に記入することができます。

卒業証明書と添え状を提出する際の封筒のサイズについて

添え状の書き方を覚えてしまえばほかの書類を提出する際にも同様に書くことができます。

履歴書や成績証明書なども同じように記入をして送付しましょう。

添え状を同封せずに書類だけを送ることは間違いではありませんが、社会人としてはひと言添えて送るべきです。

なお、この添え状はパソコンで文書を作成しましょう。

パソコンを持っていない場合は手書きでも大丈夫ですが、丁寧に書くようにしましょう。

また、封筒のサイズは角2がおすすめです。

三つ折りにして送っても大丈夫ですが折りにくいことが多いので、それよりは2つ折りで入るサイズの方がよいかと思います。

B5サイズの封筒の方が折らずに送ることができるのでより良いかと思います。

封筒には自分の住所と名前と「卒業証明書同封」とひと言記入をしておくと分かりやすいです。

添え状は手書きよりパソコンで作成をしよう

添え状はパソコンで記入をした方がいいと先ほどもお伝えしましたが、これから就活を行う人などは企業へ履歴書を送付する機会が増えるかと思います。

履歴書もパソコン入力をする人が増えていますし、企業側にとっても読みやすいのが大きなメリットです。

そして1度パソコン入力を行えば、その後また作成するときには保存をしておいたファイルを開けば簡単に作成することができます。

添え状を手書きで書いてしまうとやはり読みにくくなってしまいます。

採用担当者が読みやすい書類を送るということが企業へ採用される第一歩だとも言えます。

添え状だからひと言書けばいい、という気持ちで同封してしまうことはやめましょう。

丁寧に書くことで相手側にも伝わりますし、その人の人間性も見えると思います。

何よりも、パソコンで作成した方がとっても簡単です。

もしパソコンを持っていない場合で今後も使う機会が多いのであればやはり購入を検討した方がよさそうです。

卒業証明書を大学に依頼したときの添え状の書き方

企業に提出をする卒業証明書は、卒業をした大学に依頼をして発行をしてもらうことになります。

卒業証明書の発行を依頼する流れとしては、大学へ電話でその旨を伝えます。

大学から指定された書類や手数料などを送付をします。

この時に返信用封筒と添え状を同封します。

この場合の添え状はこのように書きましょう。

「平成○○年○月○日

卒業証明書送付依頼

下記の通り、卒業証明書の送付を依頼いたします。
よろしくお取り計らいくださいますようお願いいたします。

1.氏名(フリガナ)
2.送付先住所・連絡先
3.学籍番号
4.部数

以上」

このように簡単な文章で大丈夫ですので、添え状を作成して同封をしましょう。

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