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【難しい教授も黙らせる】相談メールの書き方とマナー

      2017/11/08

大学教授に相談がある時、直接聞くよりもメールでと

考える人も多いでしょう。

最近は、このメールのマナーが守られていなくて

教授の悩みでもあるそうですよ。

社会に一歩出れば、もっとシビアな問題になります。

大学生のうちに、しっかりとしたメールのマナーを身に着けましょう。

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大学教授に相談する時のメールの書き方

教授にメールを送る時に注意することをまとめます。

1)件名はわかりやすく具体的に◯◯の件でとか、◯◯についてと書きます。

2)本文には、まず宛名と名乗りを入れること。大学名、所属、受講している科目や学籍番号、氏名などを明らかにします。

3)本文には、例えば講義の中で参照していた文献が、配布された資料の文献リストの中になかったとしたら、それが事の起こりなので書き出しに使います。

そして、自分でもデータベースなどで探してみたがなかったので、可能であれば文献データを頂けないでしょうかなどとお伺いを立てる文章につなげると良いでしょう。

4)最後に必ず、よろしくお願いいたしますという言葉をつけましょう。

5)教員は通常だとパソコンでメールをチェックしている場合が多い為、「夜分遅くにすいません」などと書かなくても良いでしょう。また、パソコンなのですぐに返信されるとは限りません。

6)日頃から教員と親しい間柄であれば、そんなにかしこまる必要はないと思います。要件によっては、メモに箇条書き程度で良い場合もあるでしょう。

親交の深いゼミの先生ならば、MacのiMessageやSNSなど、件名を入れる必要もなく、レスポンスも速いので便利でおすすめです。

メールで教授に相談する時の最低限のマナー

教授にメールを送るときに、やってしまいがちなことがあるので注意しましょう。

一行目に要件を書いてしまうメール

まず、一般的には一行目には◯◯先生とか、◯◯様というように、宛名を書きましょう。

大学名、研究室の名前、、教授◯◯先生とできれば正式名称で書きましょう。

こんにちはからはじまるメール

挨拶は悪くはないのですが、友達のような軽い感じでみられてしまいます。

はじめて連絡する教員であれば、
「突然のメールをお許し下さい」
と、一言おことわりをいれてから、講義を聞いたのか、どこかで会ったことがあるのかを書きましょう。

携帯電話のメール

また、携帯電話から送ったメールを返信する時に、大抵の教員はパソコンのメールで返信するため、携帯電話の方でパソコンメールをブロックしていることもあり、いつまでも返信が届かないと勝手に誤解しているケースもあるようです。

中には、2チャンネルに不満を書き込んでしまう人もいるようですが、とても恥ずかしい行為です。

一般的に教えていただいている立場のものから出すメールとしては、まず自分の名前と所属を名乗って、なぜその研究室を知ったのかを書きます。本で見たのか、講義を受けたのかなどです。

そして、何をお願いしたいのかとその理由を簡潔に書きます。例えば研究室訪問をしたければ、修士または博士進学にあたり、先生の研究室を見学させて頂きたいというような内容を盛り込みます。

難しい・怖い教授に相談するのはメールがおすすめ

教授の中には、難しそう・怖そうに見える人もいますよね。
相談するにも上手に伝えられないと、かえって印象を悪くしてしまいそうで不安ですよね。

メールや手紙だと、マイペースで考えられるので聞きたいことが正確に聞けますね。

ただ、教授に何も言ってこないことを不審に思われるかもと不安な場合は、前もって教授に、
「私は緊張すると何を話せばよいのか忘れて頭が真っ白になってしまうんです。手紙化メールで質問しても良いですか?」
と、聞いておきましょう。

実はメールや手紙を書いているうちに、自分の疑問が整理され、質問するまでもなかったということがよくあります。

論点がずれていると、思ってもいない答えが返ってくることもあるので、聞きたいことが何なのかはっきりさせることはとても大切です。

メールをプリントアウトして、直接聞くというのもおすすめですよ。

ビジネスメールの宛名に気をつけて!

ビジネスメールは宛名のマナー

取引先に出すメールは、まず宛先の会社名、部署名、担当者名から書き始めます。

この時に、先方からは省略した(株)であっても、こちらから出す時は株式会社と正式名称にしましょう。

株式会社の位置が、社名の前なのか後ろなのかも重要です。間違えると、全く別の会社になってしまうため、気をつけましょう。

会社だからといって、全てが株式とは限りません。中には合資会社や有限会社、合同など様々な形態があるので、注意が必要です。

業種にもよりますが、組合や組合法人、NPO団体などの場合もあります。

一番良いのは、先方からもらった名刺を見て正確に記入することです。必ず、正式名称を確認するようにしましょう。

教授へのメールは起・転・結で決まり

学内メールは起転結!?

教授に相談や報告するメールはこの起転結でよいと言う教授もいます。

起承転結の「承ける」が抜けているようですね。

教授は毎日かなりの量のメールを読んで返信しています。内容が簡潔にまとまっていないと読んで要点を掴むのにも時間がかかってしまうことがあります。

何を言いたいのか、要点をしぼって、結論を言えというわけですね。

多くの学生の中には、件名もまともに書けない人がいるので、教授の悩みのタネだと言われています。

教授の手を煩わせないためにも、件名からして内容が推測できるような具体性のあるものにしましょう。

また、読み手の気持ちを考えて、読み返してみましょう。

背景+目的+結果

現状+原因+対策

概要+詳細+予定

というように、簡潔にまとめた文章を書くように心掛けましょう。

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