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【会計報告】PTAや町内会での話し方はこれ!

   

「会計報告」と聞くととても堅苦しいものですが、大きな団体での家計簿の収支を報告をすることを指します。

予算に対していくら使ったのかをみんなに伝えるのが会計係の役目ですが、報告をするにはあるルールがあります。

今回は、PTAや町内会などで使える会計報告の話し方をお伝えします。

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会計報告の話し方はその会のルールに従うべき

日ごろから、事務で経理や簿記を担当している人ならさほど難しくはないでしょうけど、そうでない人が会計担当になると非常に大変な思いをします。

子供がいる場合はPTAや部活などの保護者会役員で、会計係になる機会もまれにあります。

町内会や自治会などでもこのような役員はあり、毎年誰かが収支を計算をして管理を行っています。

会計という係はその団体の家計簿を管理する役目です。

懇親会やお祭りなどのお金を管理をする責任の重い係なので、全く経験がない人は頭を悩ませてしまうでしょう。

計算が苦手な人も正直避けたい係ですね。

さらに会計報告会では、その収支を発表しなければなりません。

この時はどんな話し方をして報告するのか、これについてはある一定の方法がありますが、前回の担当の人がどのように行っていたのかを教えてもらうのが1番です。

その会なりのルールがあるので、1人で悩まずに同じ会の役員さんに相談をしましょう。

PTA総会での会計報告の話し方

もしPTAの会計担当になった場合は、PTA総会で決算報告や予算案提案というものを行うことになります。

このような場に参加したことがない人は戸惑うかも知れませんが、先ほどお伝えしたようにまずは前回の人がどのように行ってきたかを確認しましょう。

「PTA総会での会計の話し方」

恐らく迷うのが、書いてある数字を全て読み上げるのか?ということです。

たくさんの項目があるので1つ1つ読んでいくのはなかなか大変なこと。

これを全て読む学校もあれば、省略した形で報告する学校もあります。

この点を事前に把握しておきましょう。

そして読み上げる時はこのように行います。

「平成〇年度の会計報告をさせていただきます。」

「○ページ、 収入の部をご覧ください。」

さらに省略する場合は「内訳はその部分に書いてあるので、総収入の部分だけ読ませていただきます。」このように言います。

「平成〇年度の総収入は○円となっています。」

さらに支出の報告へ進みます。

「平成〇年度の総支出は○円となっています。残金は記述のように○円となっています。」

ここまで進むと司会者の方が「平成〇年度の会計について質問や意見はございませんか?」と言います。

これに対して意見等なければこれで終わりです。

会計報告の話し方と総会シナリオ

会計報告の基本的な流れと話し方を覚えておくとさまざまな場面で使うことができます。

住んでいる自治会だけでなく、マンション等の住民会議などでも同じように行われます。

「総会次第の流れ」

  1. 開会のことば
  2. 理事長あいさつ
  3. 議長選出
  4. 議事録署名人選出
  5. 議案審議
    ・第一号議案:~報告
    ・第二号議案:~の件
  6. 閉会のことば

このような流れで行われ、会計報告は5の議案審議、第二号議案の中で行われます。

議長から「第二号議案『平成○年度収支決算報告』につきましては会計担当の○さんお願い致します。」などと指名されたあとに報告を始めます。

「報告後」

会計報告の後は必ず「質問や意見がある方は…」と問われます。

これに対して何もなければ会計報告は終了します。

なぜ会計報告をするのか

【会計を行う理由】

団体の大切な会費がどれだけあり、どのように使われているのかをしっかりと把握をし、これを会員同士で共有するために会計は行われます。

会計報告書は「収支計算書」と「財産目録(備品リスト)」の2つによって構成され、この内容は全て会計全員に公開されなければなりません。

【団体の運営に必要】

複数人数が集まり何かを行う上でお金を使う場合は、会計担当者が収支を管理することで運営費の見直しをすることができます。

また、それを会員全員で行う事が団体として継続させるポイントとなります。

小さな団体でも必ず誰かが行う役目であり、責任も大きいものとなっています。

会計担当になる人の苦労エピソード

実際に会計担当になるとさまざまなことが起こります。

会社のような経理とは全然違い、学校や町内会やスポーツ団体の会計は未経験者が担当することも多いのでどうしても多少のズレが生じてしまうもの。

多少ならまだ何とかなるものの、それが大きな金額の差が起きていることも多いものです。

「小学校の会計担当になってビックリ」

あるお母さんが小学校のPTAの会計に就き、初めての仕事を行った時に不思議な会計内容に驚いたそうです。

それは、人数や数字がどれも合っていない内容で理解に苦しんだとか。

  • 300円の会費で会費収入が20,000円?
  • 繰越金の桁が違う
  • 去年残ったお金が行方不明

割り切れない数字や桁がひと桁違い、その数十万が行方不明になっていたそうです。

こんな会計を引き継いだ人はアンラッキーとしか言えないですよね…。

「町内会で波乱の幕開け」

地域で行われる町内会の総会は長年住む大御所がたくさん集まります。

仲が良ければいいのですが、そうはいかないのが町内会。

そんな中会計報告を読み上げると「異議あり!」と挙手がたくさんあり。

こんな状況での会計にはなりたくないものですね。

 - ライフハック

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