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【不安解消!】教授からメールの返信こない時の対処法

      2018/09/18

大学生になれば教授とメールのやりとりをすることが出てきます。

もちろん、教授とのメールは友達みたいに送ってはいけません。

間違って送ったり、内容次第ではメールの返信こないなんてことだってあるんです。

しかし、目上の人にどのように書けば良いのか悩む人も多いでしょう。

教授にメールを送るときの注意点、返信こない時の対処法についてまとめました。

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「返信こない」とならないために!教授へのメールの書き方

レポートを提出したり、課題、相談、連絡などで教授にメールを送らなければならないことがありますが、学生であればなかなか目上の人にメールを送る機会が少ないのでどんな風に送ればいいのか分かりませんよね。

書き方によっては返信がこないことがあるので注意が必要です。

【メールの書き方】

■件名

どんな内容のメールであるかを、一目見て分かるようにしておきましょう。

「○○についてのご相談」「○○のご連絡」というよう書くようにします。

■宛名

最初に「○○先生」と宛名を書きます。

■挨拶文・名前

「お世話になっております」「いつもご指導頂き有り難うございます」というような挨拶文を入れておきましょう。

挨拶文の後には誰からのメールなのか分かるように、名前を入れます。

■本文・締めの言葉

メールの目的である本文を簡潔に書きましょう。

本文を書き終わったら締めの言葉を入れます。

「お手数をおかけしますがどうぞ宜しくお願いいたします」

などの言葉で締めます。

■名前・連絡先

最初に自分の名前を書いていたとしても、最後にも名前と連絡先を入れるようにしておきましょう。

【注意点】

  • メールはスマホなどの個人のアドレスではなく、学校用のアドレスやフリーメールを使うようにする。
  • 本文は改行などを上手く使って読みやすくする。
  • 返信が欲しい時には「急ぎませんので-」「お手すきの時に-」などの言葉は使わず、返信の期日を入れておく。

教授にメールを送るときには、こういったことに注意して正しく書くようにしましょう。

教授からメールの返信こない・・・どうすればいい?

教授にメールを送ったのにも関わらず、返信がこないとどう思いますか?

「メールに気付かずに読んでないのかも」「気付いてはいるけど、忙しくて読めてないのかも」「無視されているのかも・・」

そんな風に不安に思ってしまうのではないでしょうか。

では、教授からの返信がこないときにはどんな対策をするのでしょう。

■メールが送れているかを確認

まずは、自分のメールが教授に送っているかを確認します。

メールアドレスを間違っていたり相手を間違っていたりする可能性もありますし、送ったつもりでも“未送信”になっていることもあります。

■内容を確認

送信できていたのであれば、もう一度内容を確認してみましょう。

  • 自分の名前
  • 返信が必要であること

がきちんと書いてあるかを見て、教授に対して失礼な書き方をしていないかも確認しておきましょう。

■待つ

教授は忙しいため、返信期日を書いていなければ返信が遅れることは少なくありません。

期日まで余裕があるのなら、忙しい教授を急かせるのではなく少し待ってみましょう。

■メールをする

期日を書いているにも関わらず返信がこなかったりするのは、メールを読んでいても他の用事をしている間に返信することをすっかり忘れてしまった可能性があります。

そんな時や、本当に読んでくれているのか心配になったときにはもう一度メールを送ってみましょう。

教授から返信こない!催促メールはどのように書く?

いくら待っても教授から返信のメールがこない場合には、催促メールをおくります。

催促メールを送るときには書き方に注意しなければなりません。

  • 「返信のメール頂けないのはどうしてなのでしょうか」
  • 「至急お返事下さい」
  • 「ご返信頂いていないのですがどうなっているのでしょうか」

これらの言葉は丁寧に言っているような感じですが、返信をくれない教授を責めている感じになっていますよね。

相手を責めるような書き方をしてしまうと、相手との関係も悪くなってしまいます。

また、届いていないかもと思って同じ内容のメールをもう一度送るだけというのもよくありません。

同じメールを送るときには、返信のお願い分と共に送るようにしましょう。

催促メールには

■メールがきちんと届いているかを確認

「○日に△△についてのメールをお送りしたのですが、ご確認頂いておりますでしょうか」

■返信期日をもう一度伝える

「お忙しいところ、大変申し訳ありませんが○日までに返信を頂けますでしょうか」

この2つのポイントを忘れずに書いておくと、送れていなかった場合でも相手に嫌な気分をさせることはないでしょう。

教授からメールがきたときはどう返信すればいい?

自分からメールを送るのではなく、教授からメールがくるということもあります。

教授からメールがきたときのポイントとは?

■なるべく早く返信する

「返信不要」などと書かれていない場合は返信するようにしましょう。

その返信もなるべく早くするようにします。

外出していたり、教授からの質問に時間が掛かりそうな場合でも「後ほど改めてご連絡させて頂きます」と送っておくといいでしょう。

■「Re:」をつけたままで返信する

送られてきたメールに返信しようとすると、件名が「Re:」となってしまいます。

その件について返信するのであれば「Re:」は付いたままにしておきましょう。

付いていれば教授も自分が送ったメールの返事だろうということがわかります。

ただし、やりとりが長くなってしまったり、別の用件でのメールのときには消して別の件名に変えましょう。

■返事の仕方に注意!

教授からのメールについつい「了解しました」と打ってしまいがちですが、「承知しました」と返す方がいいですね。

どちらも意味としては同じですが、目上の人に使うのなら「承知しました」の方が正しいのです。

「了解しました」はフランクな仲であれば使ってもいいでしょう。

正しいメールの書き方を覚えておいて損はナシ!

いかがでしたか、

教授からメールの返信がこない時の対処法や、先輩とメールする時の注意点などについてお話してきました。

メールは顔が見えないので、直接会って話すような感じではいけません。

丁寧に書くように気を付けましょう。

普段から目上の人に対してメールを送っていればいいのですが、送り慣れていなければ書き方が難しく感じてしまうかもしれません。

しかし、正しいメールの書き方を覚えておけば就職活動はもちろん、就職してからだって役に立つのです。

“相手を不愉快にさせない催促メールの打ち方”なんて知っているのと知らないのではすごく大きな差がありますからね。

メールは読む相手の気持ちをいかに考えて書くかがポイントとなってくるので、メールを書いたら直ぐに送信するのではなく自分で読み返してから送るようにしましょう。

ここでのメールの書き方があなたの学生時代だけでなく、社会人になっても役立つことを願っています。

 - 学校生活

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